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当秘书的电话礼仪

  办公秘书的对外形象代表了公司的形象。在日常工作中,掌握了接听电话的礼仪,让对方在您亲切的话语中心平气和的谈事情,通话结束后,对方会对您公司有极佳的印象。下面是为大家准备的当秘书的电话礼仪,希望可以帮助大家!

  当秘书的电话礼仪

  秘书接电话礼仪

  接听电话第一声应说:您好,然后再报上本公司的名称、自己所在的部门或姓名。作为秘书,应掌握接电话的规范:

  通话时声音不宜太大,让对方听得清楚就可以,否则对方会感觉不舒服,而且也会影响到办公室里其他人的工作。

  随时保持笑容

  打电话是从语言和声调开始的。在接电话的过程中,你的眼睛、手势以及各种形态的动作,对方都看不到,因此这时打电话的语气和声调就显得格外重要。人在微笑时说话的声音,会使人感到柔和、舒服。所以,在接听电话时,应随时保持笑容。

  姿态正确,声音清朗

  在接听电话中,虽然通话双方互相看不到对方,但你的心理状态、当时的心情和心境,都会非常微妙而又非常真实地反映到语调、语气上来,所以,在接听电话时,不可以有一副慵懒的姿态或者懒散的样子。这样,会使对方明显地感觉到你对他的不尊重。

  不要让电话铃响的太久

  电话铃声响两下时,要迅速拿起电话,这时一种避免让对方久等的礼貌做法。

  如果在特殊情况下,铃声响几声后才接电话,应向对方致歉,这样才会使对方对你产生良好印象,认为你很有礼貌、很有修养,同时也会对你的单位产生良好的印象。

  用左手我电话,右手执笔

  接听公务电话时,一定要用左手持话筒,右手执笔,一边交谈,一边记录电话内容。

  正确记录所要传达的事

  企业电话讲究效率第一,电话的记录传达宜求简洁明了,最忌讳拖泥带水,不得要领。在做电话记录时,要记下何时、何人、何地、何事、如何处理等等。

  理智地回答一般性的询问

  对打错的电话表示谅解;对个人私事的来电简要回答;对电话骚扰不予理睬;对员工家庭急事予以紧急处理;对态度粗暴语言

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