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通知函的格式

  通知函的格式

  通知函,一种公文形式。它除了主要用于不相隶属机关相互商洽工作、询问和答复问题外,也可以向有关主管部门请求批准事项,向上级机关询问具体事项,还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项,以及上级机关催办下级机关有关事宜,如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等。

  【函的格式】

  (一)标题

  函的标题一般由发文机关、事由和文种构成,有时也可以只由事由和文种构成。

  (二)正文

  1.开头。

  写行文的缘由、背景和依据。

  一般来说,去函的开头或说明根据上级的有关指示精神,或简要叙述本地区、本单位的实际需要、疑惑和困难。

  复函的开头引用对方来文的标题及发文字号,有的复函还简述来函的主题,这与批复的写法基本相同。继而,有的复函以“现将有关问题复函如下”一类文种承启语引出主体事项,即答复意见。

  2.主体

  写需要商洽、询问、答复、联系、请求批准或答复审批及告知的事项。

  函,或去函和复函的事项一般都较单一,可与行文缘由合为一段。如果事项比较复杂,则分条列项书写。

  3.结语。

  不同类型的函结语有别。如果行文只是告知对方事项而不必对方回复,则结语常用“特此函告”、“特此函达”。若是要求对方复函的,则用“盼复”、“望函复”、“请即复函”等语。请批函多以“请批准”、“请大力协助为盼”、“望能同意”等习惯用语收束。复函的结语常用“特此复函”、“特此回复”、“此复”等惯用语。也有的函不写结语。

  (三)落款

  写上通知人或单位名称,和通知时间。

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